星期五快下班，人資收到一封信：「我不想再跟那位主管一起出差了。」信裡有幾張截圖，也提到最近持續就醫。主管說事情只是誤會，要求人資先別擴大處理；員工則問，下週一到底還要不要出發。人資看著行程表，才發現自己需要同時處理眼前的安排與後續申訴程序。
以上為虛構情境示例，不代表真實案件或法律認定。
公司收到職場霸凌申訴，應同步安排保護措施與程序管理。是否成立要經調查，但不能因此把避免再度侵害的措施延後到結案。[1][2]
收件與受理
員工可用言詞、電子郵件或書面申訴。言詞或電子郵件申訴須由受理者作成紀錄，讓申訴人確認，並依規定簽名或蓋章，載明身分、申訴事實與證據等資料。原則上，行為終了後逾3年不受理；利用權勢者另有離職日起1年的規定，若3年期限較長則從其規定。[2]
雇主應於接獲申訴日起10個工作日內決定是否受理並書面通知；不受理須敘明理由。受理後應於受理翌日起7個工作日內依公告方式登錄系統，並通知申訴人。不要混淆「接獲申訴」與「受理」的起算點。[2]
調查期限依規模不同
100人以上雇主須在受理日起15個工作日內組成調查小組。調查小組成立翌日起2個月內完成報告，必要時得延長1個月並通知當事人；調查過程的協調期間不計入。報告完成日起最遲1個月內作成成立與否決定，再於決定日起10個工作日內書面通知當事人。[2]
未達30人者，應自接獲申訴翌日起3個月內作成決定；30人以上未達100人者為4個月。必要時均得延長1個月並通知當事人，不能直接套用100人以上企業的全部時程。[2]
人資應建立案件紀錄
建議建立收件日、受理日、登錄日、保護措施、訪談及通知紀錄。處理結果另有登錄義務。申訴案件應不公開處理，調查中應保障雙方陳述、答辯與隱私，不能以主管口頭否認就結案。[2]
收到第一封信時 要先確認哪些事
建議收件人先確認員工描述的事件、目前是否仍與被申訴人共同工作，以及是否有急迫的安全或健康需求。資料尚未完整，可以請對方補充，但不宜把「補資料」當成暫不處理風險的理由。保護措施與是否受理是不同問題，仍應依適用規定分別安排。[1][2]
對外回覆宜使用中性文字，例如已收到反映、將確認資料與依程序處理，避免在未調查前寫「主管只是要求較高」或「公司已確認你被霸凌」。也不要承諾絕對保密到任何人都不知道；調查可能需要在必要範圍內詢問相關人員，應說明資料如何限制使用，並遵守保密規定。[2]
案件進行中應讓當事人知道進度
法律規定的通知事項應按時辦理；除此之外，建議建立適度的進度溝通，例如告知已完成哪些程序、下一階段預計安排，以及延長時的理由。這是服務與管理建議，並非要求向當事人公開證人身分或全部資料。員工長時間沒有收到任何回應，很容易將等待理解成公司不願處理。
結案通知要能看出認定的事件與理由，不能只給一句「查無霸凌」。若採取工作調整或改善措施，也應確認負責人與追蹤方式。涉及不同規模企業的法定期限，則宜另設提醒，不要只靠承辦人記憶。案件轉交外部人員後，公司仍須持續掌握保護措施與通知進度。
我的建議
收到申訴，先不用急著跟員工辯論成立不成立。你可以先把資料收好、確認人現在安不安全，再按程序處理。我會比較在意公司有沒有留下每一步的紀錄，因為後面真的有爭議，不能只說「我們有關心」。你做了什麼、什麼時候做，最好都能找得到。
來源：[1]《職業安全衛生法》第22條之2。[2]《職場霸凌防治措施準則》第7至18、19、21、26條。