兩位同事對同一場會議的描述完全不同。人資原本想把他們一起叫進來，讓大家當面說清楚，員工卻說：「我不敢在主管面前講。」承辦人拿著兩份陳述，不知道下一步該問什麼。調查的難處，往往不是有沒有問過，而是能不能用合適的方式，把彼此不同的說法查清楚。
以上為虛構情境示例，不代表真實案件或法律認定。
職場霸凌調查應以具體事件為單位，核對雙方陳述、文件與工作背景，再說明認定理由。以「大家都說他脾氣不好」代替事件調查，難以建立可靠結論。
先建立爭點與保全證據
建議將申訴拆成不同事件，逐一列出爭議言行、時間、在場者、工作必要性及可調取資料。準則要求保全相關證據，公司應及早保存訊息與文件，並依客觀、公正、公平原則調查。[2]
訪談應書面通知目的、時間、地點及不到場影響；應給雙方陳述與答辯機會。訪談須以錄音或錄影輔助並作成紀錄，受訪者不得自行錄音或錄影；不得要求當事人間或協助調查者對質。調查不是把雙方叫來當面吵出答案。[2]
證據矛盾如何處理
實務建議是確認證人是否親自見聞、陳述是否有前後差異、文件是否完整，並給當事人補充說明機會。當事人無正當理由拒絕配合，經通知限期配合仍未配合者，調查小組得不待其陳述作成報告；但不能省略通知程序就直接以缺席結案。[2]
報告必備內容
準則第17條列出案由、訪談過程、陳述重點、事實認定與理由及處理建議。建議明確區分「主張了什麼」「查得什麼」「為何採信」與「是否符合法律要件」，避免把申訴內容原封不動當成已證明事實。[2]
調查小組成立翌日起2個月內應完成報告，必要時得延長1個月；協調期間不計入。不同規模企業另須注意第21條的決定期限。結案後仍應追蹤改善、防止報復，相關執行紀錄留存3年。[2]
問題設計會影響調查品質
訪談建議先請受訪者描述親自見聞，再確認時間、地點、原話及資料來源。與其問「主管是不是一直霸凌你」，不如問「你記得哪一次交辦？當時說了什麼？有誰在場？」前者容易讓對話停留在評價，後者較能取得可核對的事實。這是訪談建議，不是要求使用固定問卷。
遇到不同說法，可以將爭點整理後分別請雙方補充，不能以要求對質代替調查。也不宜讓申訴人一再重述同一件事，卻沒有確認已有資料。準備好問題與證據範圍，可以減少重複詢問，也讓受訪者更知道調查者需要釐清什麼。[2]
報告應能讓沒參加訪談的人理解
好的報告應讓讀者知道事件如何被證明、哪些地方仍有爭議，以及為什麼採用某種解釋。建議引用相關文件的具體內容與編號，不要只寫「依錄音可知」。若證據不完整，也應說明缺口與對結論的影響，避免用很肯定的語氣掩蓋不能確認的事項。
處理建議宜對應已查得的問題。例如若資訊提供流程確實混亂，可以建議建立交辦與共享機制；若涉及人格貶抑，則不能只要求員工提升抗壓。改善措施是實務規劃，是否採取特定懲處仍須依法另行評估。報告不必充滿專業名詞，但必須讓理由可以被檢查。
我的建議
調查報告我會看一件事：如果我是完全不知道這個案子的人，能不能看懂你為什麼這樣認定。只寫「綜合判斷不成立」，其實沒有說明太多。把每一件事、每一份重要證據和採信理由交代清楚，雙方未必接受結果，但至少知道你不是隨便做決定。
來源：[2]《職場霸凌防治措施準則》第12、16至18、21、25、26條。